勤怠管理システムの選定ポイント

勤怠管理システムはどれを選んだらよいのかわからない方に向けて、勤怠管理システムの選定ポイントについてご説明いたします。

勤怠管理システムの多くは有料の製品です。Pochikinのように無料のサービスはまだまだ少数派ではありますが、有料か無料かという観点以外にも、勤怠管理システムを選ぶポイントはたくさんありますので、今回はそれをご説明します。

勤怠管理をする対象従業員の雇用形態

大きく分かれるのは、勤怠管理をする対象が月給制の正社員なのか、時給制のアルバイトなのかという点。
正社員の場合、定時勤務なのかシフト勤務なのかでも結構、必要な機能要件は異なります。
アルバイトの給与支給を日払いに対応している場合には締め処理機能などが対応していなかったりすることもあります。

正社員の場合は、残業時間や有給休暇、休日出勤、出勤日数の管理が中心になることが多い一方、アルバイトの場合は深夜の割増時給や、休憩時間の管理などが重視するポイントになることが多いようです。

まず、最初に自分の会社やお店において、どのような雇用形態・就業ルールにて運用されているのかを、先に整理してから勤怠管理システムの選定に入るのが大切です。

契約してから、実は自社の運用に対応できなかったという事例は結構多いです。

有償でカスタマイズ対応してもらうとなると、結構な出費になります。別の勤怠管理システムを選んでいれば、標準機能で対応できたのにと悔やむことにならないためにも、大事なポイントです。

勤怠管理システムの導入においては、他の業務システムと比べても最初に導入するシステムであるケースが多いようです。
システム導入に慣れていないこともあり、過度にシステムに対して期待してしまいがちなのです。

勤怠管理システムを導入すれば、人件費が削減できる。勤怠管理システムを導入すれば労務管理が半自動化できる、勤怠管理システムが安くない買い物だけに期待は一層膨らむのでしょう。

ただ、現実はそう都合の良いものではありません。システム化することで、システム化以前にはなかった業務が発生したり、システム化することにより新たなルールを決める必要があったりと、削減された業務の代わりに新たな業務が加わるのです。

システム導入って考えていたよりも大変であることを実感するのは、たいていは契約後だったりします。

契約前には、夢や期待が先行します。システムを販売する営業マンもここぞとばかりにそれを煽ります。

システム選定時に、あの機能も欲しい、これもあったほうが良い。といった具合にどんどん機能要件が膨らんでいくことはよくあります。

また、今までウチの会社はこうやってたから、システム要件としてこれは外せないというものの、内容的には必用ない機能が含まれていることも良くあります。

日本人は、世界でも一番システムに対してすごくこだわりを持とうとします。自社の運用にシステムを合わせることが、システムに合わせて会社の運用を変えることよりも優先されます。そのため、日本の企業はITシステムにおいては世界で最も高コスト体質です。

イレギュラー運用を想定して機能要件をあげだしたら、システムの対応範囲は広くなってしまいます。イレギュラーな運用は人力でカバーするなど考慮するだけでもシステムの導入コストを削減することにつながることもあります。

経験上、あったほうが良いよねという機能は、たいていは無くとも大丈夫だったりします。むしろ無いほうがシンプルに運用できて良いことが多いケースのほうが多いと言えます。

導入の決定をする前に、もう一度、客観的な視点から、本当にこれが必要なのかを考えてみてください。